Técnica de Entrevistas

Procedimiento para una entrevista

Dado que la entrevista es una forma de comunicación fundamental con una gran variedad de fines, es imposible establecer una lista de preguntas específicas. Lo único que podemos tener en cuenta es una serie de puntos que nos van a ayudar a conseguir entrevistas eficaces:

1. NECESIDAD DE DOTES ESPECIALES POR PARTE DEL ENTREVISTADOR: Si las personas que están desarrollando el sistema pertenecen a la organización, tienen por lo tanto un conocimiento de la misma y los integrantes de esa organización conocen a los entrevistadores. Cuando el grupo no pertenece a esa organización su objetivo, además de ir a las investigaciones de un área, es importante que conozca globalmente a qué se dedica esa organización para que las entrevistas produzcan la información deseada. Hay que comprender que trabajando de analistas se debe obtener información clara para que el sistema sea eficaz y efectivo.
2. DECIDIR A QUIEN ENTREVISTAR: La experiencia indica que lo ideal sería tener las primeras entrevistas con el usuario supervisor, quien nos daría una idea precisa de las necesidades de la empresa, con el detalle justo para estas instancias. Luego se necesitarán entrevistas con el nivel más bajo, el cual transmiten los aspectos prácticos y específicos. La relación que habrá con los niveles más altos será meramente monetaria.
3. Preparación para la entrevista: El entrevistador debe aprender el lenguaje que se emplea en la organización. Otra cuestión a tener en cuenta es la coordinación. Una de las quejas más frecuentes que generalmente tienen los usuarios, es que, cuando están trabajando varios entrevistadores en un proyecto todos hacen las mismas preguntas. Entonces, el usuario siente que no existe comunicación entre ellos y eso va el detrimento de la acción. Puede evitarse si cada entrevistador toma notas de las entrevistas y se las pasa a los demás entrevistadores que trabajan en el proyecto.
4. Determinación de tiempos específicos para entrevistas: Si el entrevita.dor se presenta sin avisar puede ser que el entrevistado no tenga tiempo para atenderlo, además aunque lo atienda puede llegar a crear un cierto clima de desagrado. Lo importante es combinar cuando y a qué hora van a ser las entrevistas. Y sería ideal que fueran dos personas de parte del entrevistador, una que lleve la conversación y otra de sostén para lograr una entrevista dinámica y productiva.
5. Comienzo de la entrevista: Se ha demostrado que las mejores entrevistas son las que se formulan preguntas de carácter general y luego, las específicas.

6. Realización y desarrollo de la entrevista.

   • Pertinencia: deben centrarse en su tema. Debe reducirse al mínimo los comentarios y conversaciones ajenas al tema. Es el entrevistador el que dirige la entrevista.
   • Preguntas con respuesta “sí” o “no”: Generalmente estas preguntas no exigen pensar a quien las contesta. Es decir a preguntas abiertas respuestas discursivas.
   • Tiempo para pensar: Deben concederse períodos de tiempo al entrevistado en los que pueda pensar. Si se formula una pregunta y el entrevistado no contesta inmediatamente, debe darse un tiempo razonable. Es falso creer que debe eliminarse el silencio a toda costa.
   • Evitar distracciones exteriores o internas.
   • Definir hecho u opinión: si una respuesta provoca la menor duda, el entrevistador debe preguntar si se trata de una opinión personal o un hecho concreto. Si no se aclara si es hecho u opinión es un punto de partida falso y peligroso para el nuevo sistema.

7. Conclusión de la entrevista: Las entrevistas no deben terminar de forma brusca. Se deben dejar unos minutos para la charla y resumen de la misma. Se ha comprobado, que a veces la gente guarda parte de la información más significativa para el final. Debe pedirse al entrevistado que sugiera otras personas para ser entrevistadas o documentos e informes cuya lectura considere importantes.

8. Comentarios generales:

   • No creer todo lo que oye.
   • Comprobar cumplidamente los datos.
   • Verificar cuantitativamente los datos.
   • Desconfiar de las necesidades artificiales del sistema.

9. Evaluación de la entrevista: durante la entrevista lo que hemos hecho es recoger datos e información. Después, por cada entrevista corresponde elaborar y valuar la información obtenida. Y con toda la recolección de datos e información, podremos realizar informes resúmenes de lo conversado para que el entrevistado lea, firme su conformidad o establezca correcciones.

Técnica de escuchar y manejo de la atención

Cuando uno debe enfrentar una entrevista, una pregunta siempre ronda nuestra mente con obsesivo temor:

• ¿Qué haré para no distraerme?
• ¿Qué pasa si vuelo a otros pensamientos y pierdo cosas importantes?

En primer lugar tenemos que tener en claro que en situaciones o circunstancias extremas, donde puedo reconocer que no podré manejar mi atención, es preferible pedir disculpas y alterar la cita de entrevistas, pero estamos ejerciendo una profesión y por lo tanto este recursos de cancelación solo puede dejarse como recurso de excepción. Hay aspectos en este tema de la atención en los que podemos capacitarnos. Hasta ahora, hemos visto como conducir una entrevista, ahora nos centraremos en la técnica de escuchar, porque es una técnica que resulta esencial dentro del marco de las técnicas de obtener información.

No sabemos escuchar por que no estamos educados para manejar nuestra atención.

Los datos que llegan a nuestra conciencia, no son todos los datos que la realidad nos proporciona, sino solo aquellos que dejan pasar los filtros de percepción. Es la voluntad, la inclinación o el afecto lo que establece el parámetro por el cual se mide la realidad, y aquel refrán: Sólo escuchamos lo que queremos escuchar, expresa la mecánica inconsciente que rige todas las técnicas deficientes para manejar nuestra atención. La única manera para evitar esto, es:

Tomar control firme y voluntario de la propia atención mediante el autoanálisis. Debemos en primer lugar saber cuáles son nuestros filtros que influyen en nuestra percepción (llámese prejuicios, creencias, actitudes individuales).

Diferenciar la velocidad de audición de la velocidad verbal del pensamiento. Nadie ha podido medir la velocidad del pensamiento en sí, pero la formación verbal del pensamiento, esto es la formación de palabras en nuestra mente, es perfectamente medible. La velocidad de articulación oral de palabras varía enormemente de un apersona a otra y de un estado emocional a otro. Pero la velocidad comprensiva, es decir la cantidad de palabras que podemos entender, varía sólo según nuestro poder de concentración. En situaciones de cansancio, cae notablemente, pero en condiciones normales, la atención puede mantenerse constante y sostenidamente su audición de velocidad comprensiva por largos períodos.

Ese período llamado CURVA DE ATENCIÓN, en condiciones favorables, puede extenderse hasta 100 minutos.